Wer als Vermieter mit einem potenziellen Mieter zum Kaffee geht, mit seinem Steuerberater zu Mittag isst oder bei der Objektübergabe ein paar Getränke bereitstellt — darf das steuerlich geltend gemacht werden? Bewirtungskosten sind ein Bereich, den viele Vermieter entweder komplett ignorieren oder falsch ansetzen. Dabei steckt hier für manche ein kleines, aber konkretes Einsparpotenzial — wenn man die Regeln kennt.
Was sind Bewirtungskosten überhaupt?
Bewirtungskosten entstehen, wenn Sie Personen aus beruflichem Anlass bewirten — also Speisen, Getränke, Übernachtungen oder sonstige Aufwendungen im Rahmen einer Bewirtung bezahlen. Steuerlich sind Bewirtungskosten im gewerblichen Bereich grundsätzlich mit 70 % absetzbar, sofern ein betrieblicher Anlass vorliegt.
Für private Vermieter mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG gilt allerdings: kein Gewerbe, kein Betriebsausgabenabzug. Die klassische Bewirtungsregelung aus dem Gewerbesteuerrecht greift hier in der Regel nicht direkt. Stattdessen stellt sich die Frage, ob Bewirtungsaufwendungen als Werbungskosten angesetzt werden können.
Wann sind Bewirtungskosten für Vermieter absetzbar?
Die kurze Antwort: In bestimmten Fällen, wenn der Aufwand direkt durch die Vermietungstätigkeit veranlasst ist und sich klar von privaten Anlässen trennen lässt.
Nach allgemeiner Praxis kommen grundsätzlich folgende Situationen in Betracht:
Gespräche mit dem Steuerberater, bei denen ausschließlich die Immobilienbuchhaltung oder die Anlage V besprochen wird — das Mittagessen dabei könnte anteilig als Werbungskosten angesetzt werden. Ob und in welchem Umfang das im Einzelfall möglich ist, hängt von der konkreten Situation und dem zuständigen Finanzamt ab.
Mietergespräche in einem Café — etwa bei der Vorabbesichtigung einer Wohnung oder bei einem formellen Übergabegespräch — können unter Umständen angesetzt werden, wenn der Anlass klar beruflich ist und nachgewiesen wird.
Was in jedem Fall nicht absetzbar ist: private Bewirtung, Familienessen, Treffen mit Freunden, die zufällig auch Mieter sind, oder allgemeine Einladungen ohne konkreten Vermietungsbezug.
Praxisbeispiel: Frau Wagner aus Garbsen
Sabine Wagner besitzt zwei Wohnungen in Garbsen, die sie neben ihrem Hauptberuf verwaltet. Im Jahr 2025 hatte sie folgende Ausgaben mit Bewirtungscharakter:
- Zwei Mittagessen mit ihrem Steuerberater (je Frühjahrs- und Herbstgespräch über Abschluss und Anlage V): je 32 €, zusammen 64 €
- Kaffee und Kuchen beim Mietergespräch vor Neuvermietung: 18 €
- Flasche Sekt zur Schlüsselübergabe an den neuen Mieter: 14 €
Macht insgesamt 96 €. Ihr Steuerberater klärte mit ihr: Die Steuerberatergespräche könnten mit guter Dokumentation anteilig als Werbungskosten angesetzt werden. Das Mietergespräch hängt vom konkreten Nachweis ab. Die Sektflasche ist in der Regel schwer durchzusetzen — zu privat, zu wenig belegbarer Anlass.
Selbst wenn nur die 64 € für die Steuerberatergespräche anerkannt werden: Bei einem Grenzsteuersatz von 35 % wären das im Rechenbeispiel rund 22 € Steuerersparnis. Kein Betrag, der das Leben verändert — aber auch kein Grund, ihn zu verschenken.
Werbungskosten systematisch erfassen — auch die kleinen. Viele Vermieter verschenken jedes Jahr mehrere hundert Euro, weil sie abzugsfähige Positionen nicht dokumentieren. WohnMeta erfasst alle Positionen strukturiert und liefert Ihrem Steuerberater eine DATEV-konforme Aufstellung. Unverbindlich, Antwort innerhalb von 24 Stunden.
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Bewirtungskosten sind ein Bereich, bei dem das Finanzamt genau hinschaut — sowohl im gewerblichen als auch im privaten Bereich. Nach allgemeiner Praxis werden folgende Nachweise erwartet:
Der Bewirtungsbeleg muss vollständig sein: Datum, Restaurant oder Veranstaltungsort, Teilnehmer (Namen), Anlass der Bewirtung und Betrag inklusive Trinkgeld. Viele Vermieter vergessen, die Namen der Teilnehmer oder den konkreten Anlass auf der Rückseite des Kassenzettels zu notieren — und verlieren damit den gesamten Abzug.
Der Anlass muss beruflich und klar abgrenzbar sein. "Gespräch über Wohnung" reicht grundsätzlich nicht — besser: "Vorabgespräch zur Neuvermietung Wohnung Musterstraße 12, Garbsen, mit Interessentin Meier" oder "Jahresabschlussgespräch Immobilienbuchhaltung 2024 mit Steuerberater Hoffmann".
Privatanteile müssen herausgerechnet werden. Wenn beim Steuerberatergespräch auch private Themen besprochen wurden, sollte nur der beruflich veranlasste Anteil angesetzt werden.
Vergleich: Was ist in der Regel absetzbar, was nicht?
| Situation | Ansatz als Werbungskosten | Anforderungen |
|---|---|---|
| Mittagessen mit Steuerberater (nur Anlage V) | Grundsätzlich möglich | Vollständiger Beleg, Anlass dokumentiert |
| Mietergespräch im Café (Neuvermietung) | Unter Umständen möglich | Konkreter beruflicher Anlass, Namen, Datum |
| Übergabegespräch mit kleiner Bewirtung | Grenzfall — vom Finanzamt abhängig | Sehr gute Dokumentation notwendig |
| Geschenk an Mieter (Sektflasche) | In der Regel schwierig | Kein klarer beruflicher Anlass |
| Familienessen mit Mieterthema am Rande | Nicht absetzbar | Privater Anlass überwiegt |
| Networking-Event für Vermieter | Grenzfall | Klar beruflicher Kontext notwendig |
Fehler, die Vermieter bei Bewirtungskosten machen
Drei typische Fehler, die sich in der Praxis immer wieder zeigen:
Kein Beleg aufbewahrt. Ein Kassenzettel ohne handschriftliche Ergänzung (Teilnehmer, Anlass) ist vor dem Finanzamt wertlos. Wer nach dem Mittagessen mit dem Steuerberater einfach nur den Kassenzettel einscannt, ohne die Zusatzinformationen zu ergänzen, verliert den Abzug.
Privatanteil nicht getrennt. Ein Gespräch, das halb privat und halb beruflich ist, muss aufgeteilt werden — oder wird im Zweifel vollständig abgelehnt. Das Finanzamt entscheidet im Einzelfall, welcher Anteil noch anerkannt wird.
Zu vage beim Anlass. "Gespräch Vermietung" reicht oft nicht. Je konkreter der Anlass — welches Objekt, welcher Schritt, mit wem, zu welchem Zweck — desto besser die Chance auf Anerkennung.
Ein weiterer Klassiker: Vermieter setzen Bewirtungskosten an, ohne die 70-%-Regelung zu kennen — die gilt bei Gewerbetreibenden, nicht bei V+V-Vermietern. Wer als privater Vermieter Bewirtungskosten als Werbungskosten ansetzt, darf grundsätzlich den vollen Betrag (nicht nur 70 %) ansetzen — sofern der Aufwand vollständig beruflich veranlasst ist. Ob das im Einzelfall möglich ist, klärt der Steuerberater.
Was WohnMeta dabei übernimmt
WohnMeta ist kein Steuerberater — aber WohnMeta stellt sicher, dass keine abzugsfähige Position verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Belege, die Sie im digitalen Mandantenportal hochladen — inklusive bewirtungsbezogener Belege — werden erfasst, strukturiert und dem Steuerberater in verwertbarer Form übergeben.
Wenn Sie ein Mittagessen mit Ihrem Steuerberater als Vermietungsausgabe dokumentieren wollen, reicht es, den Beleg mit Anlass und Teilnehmern einzuscannen und hochzuladen. WohnMeta bucht es als Werbungskosten-Position — Ihr Steuerberater entscheidet über die steuerliche Behandlung. Kein Nachsuchen in Schuhkartons. Keine fehlenden Positionen bei der Steuererklärung.
Das gilt ebenso für andere kleine, aber relevante Werbungskosten: Fahrtkosten zum Mietobjekt, Homeoffice-Pauschale für Vermieter, Abschreibungen nach AfA (Abschreibung bei Immobilien, AfA Mietobjekte für Vermieter), Erhaltungsaufwand (Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten) oder GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter in der Vermietung). Alles aus einer Hand, alles strukturiert.
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Keine abzugsfähige Position mehr verschenken. WohnMeta erfasst alle Werbungskosten — auch Bewirtungskosten — strukturiert und DATEV-konform. Keine Verpflichtung, kein Callcenter.
Erstgespräch vereinbaren →Fazit
Bewirtungskosten sind für die meisten privaten Vermieter kein großes Einsparpotenzial — aber ein Bereich, in dem mit der richtigen Dokumentation unter Umständen einige Euro nicht verschenkt werden müssen. Die entscheidenden Punkte: klarer beruflicher Anlass, vollständiger Beleg, namentliche Dokumentation der Teilnehmer.
WohnMeta lohnt sich für Vermieter, die ihre Buchhaltung konsequent und strukturiert aufgestellt haben wollen — damit auch kleine Positionen wie Bewirtungskosten sauber dokumentiert sind und der Steuerberater keine Rückfragen stellen muss. Wer seine Buchhaltung ohnehin strukturiert im Griff hat, braucht WohnMeta nicht — das ist legitim.
Weiterführend: Hausverwaltung Kosten im Vergleich, Warum Immobilienbuchhaltung kein Nebenbei-Thema ist und WohnMeta — die moderne Alternative zur klassischen Hausverwaltung.