Für viele Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung ein fester Termin im Jahresablauf – und gleichzeitig ein rechtliches Risiko. Denn die Abrechnungsfrist ist im Gesetz klar geregelt: Geht die Abrechnung zu spät beim Mieter ein, können Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchgesetzt werden. Was aber passiert genau, wenn Vermieter die Abrechnungsfrist versäumen? Welche Ansprüche bleiben bestehen, welche nicht – und gibt es Ausnahmen?
Dieser Beitrag beleuchtet die Rechtslage rund um die Abrechnungsfrist, zeigt anhand von Praxisbeispielen, wie Gerichte entscheiden, und erklärt, wie Vermieter mit digitalen Strukturen Fristversäumnisse künftig vermeiden können.
Wenn Sie sich grundsätzlich zur Struktur einer rechtssicheren Abrechnung informieren möchten, empfehlen wir ergänzend die Beiträge Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung, Welche Nebenkosten sind umlagefähig? sowie Nicht umlagefähige Betriebskosten 2025.
Wenn Sie die Erstellung und Abwicklung der Abrechnung auslagern möchten, erfahren Sie in unserem Nebenkostenabrechnungs-Service, wie WohnMeta Sie als Vermieter konkret entlastet.
Hinweis: Dieser Beitrag stellt eine allgemeine Informationsgrundlage dar und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Streitfällen sollten rechtliche oder steuerliche Berater einbezogen werden.
1. Gesetzliche Grundlage: Die Abrechnungsfrist nach § 556 BGB
Die zentrale Norm zur Abrechnungsfrist findet sich in § 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dort ist geregelt, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss. In der Praxis bedeutet das:
- Abrechnungszeitraum 01.01.2024 bis 31.12.2024 → Fristende: 31.12.2025
- Abrechnungszeitraum 01.07.2024 bis 30.06.2025 → Fristende: 30.06.2026
Entscheidend ist nicht das Erstellungsdatum, sondern der Zugang beim Mieter. Die Abrechnung muss innerhalb der Frist beim Mieter eingehen. Ein Einwurf in den Briefkasten am letzten Tag der Frist ist in der Regel ausreichend, sofern der Zugang im Streitfall nachgewiesen werden kann.
Eine vertiefte Darstellung der formalen Anforderungen finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nebenkostenabrechnung sowie in den Leistungsbereichen Immobilienbuchhaltung und Objektverwaltung.
Versäumt der Vermieter diese Frist, verliert er grundsätzlich das Recht, für den betreffenden Abrechnungszeitraum eine Nachzahlung zu verlangen – mit wenigen, eng begrenzten Ausnahmen.
2. Was bedeutet „Frist versäumt“ konkret?
Von einem Versäumen der Abrechnungsfrist spricht man, wenn die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf der zwölf Monate beim Mieter eingeht. Typische Praxisfälle:
- Die Abrechnung wird zu spät erstellt und erst im Januar statt im Dezember verschickt.
- Die Abrechnung wird zwar rechtzeitig erstellt, aber nicht rechtzeitig versendet.
- Die Abrechnung geht auf dem Postweg verloren oder der Mieter bestreitet den Zugang.
In all diesen Konstellationen stellt sich die Frage, welche Rechtsfolgen eintreten – insbesondere im Hinblick auf Nachforderungen aus der Abrechnung.
3. Rechtliche Folge: Verlust des Nachforderungsrechts
Die wichtigste Rechtsfolge des Fristversäumnisses ist eindeutig: Der Vermieter kann grundsätzlich keine Nachzahlung mehr verlangen. Selbst wenn die tatsächlichen Nebenkosten deutlich höher waren als die Vorauszahlungen, ist der Vermieter mit seinen Ansprüchen aus der verspäteten Abrechnung in der Regel ausgeschlossen.
Wichtig ist dabei die Differenzierung zwischen:
- Nachzahlungsansprüchen des Vermieters und
- Guthabenansprüchen des Mieters.
3.1 Nachforderungen des Vermieters
Nachforderungen sind der Betrag, den der Mieter zusätzlich zahlen müsste, wenn die abgerechneten Nebenkosten die geleisteten Vorauszahlungen übersteigen. Wird die Abrechnung verspätet erteilt, sind diese Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Der Mieter kann in diesem Fall die Zahlung verweigern.
3.2 Guthaben des Mieters
Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen. Ist die Abrechnung verspätet, der Mieter hat aber zu viel vorausgezahlt, kann er die Erstattung des Guthabens weiterhin verlangen. Die verspätete Abrechnung wirkt also einseitig zum Nachteil des Vermieters, nicht zum Nachteil des Mieters.
Wie Sie Nachzahlungen und Guthaben buchhalterisch sauber dokumentieren, erläutern wir im Detail im Bereich Immobilienbuchhaltung.
Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist, verliert er in der Regel sein Recht auf Nachforderung, bleibt aber verpflichtet, Guthaben an den Mieter auszukehren.
4. Typische Praxisbeispiele – Was passiert in der Realität?
Um die Folgen greifbarer zu machen, lohnt sich ein Blick auf typische Konstellationen aus der Vermieterpraxis.
Beispiel 1: Verspätete Abrechnung mit Nachzahlung
Abrechnungszeitraum: 01.01.2023 bis 31.12.2023. Die Abrechnung wird erst am 15.01.2025 erstellt und dem Mieter am 18.01.2025 zugestellt. Ergebnis: Der Mieter soll 280 Euro nachzahlen.
Da die Abrechnung nach dem 31.12.2024 zugeht, ist die Frist versäumt. Die Folge: Die Nachforderung von 280 Euro ist rechtlich nicht mehr durchsetzbar. Der Mieter kann die Zahlung verweigern – selbst wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt ist.
Beispiel 2: Verspätete Abrechnung mit Guthaben
Gleicher Zeitraum, aber die Abrechnung ergibt ein Guthaben von 150 Euro zugunsten des Mieters. Trotz verspäteter Abrechnung kann der Mieter die Auszahlung des Guthabens verlangen. Das Fristversäumnis schützt nur den Mieter vor Nachforderungen – nicht den Vermieter vor Rückzahlungen.
Beispiel 3: Teilweise fehlende Unterlagen
Ein Vermieter kann einen Teil der Kosten nicht rechtzeitig belegen, beispielsweise weil eine Versorgerabrechnung verspätet eintrifft. In solchen Fällen kann er eine Teilabrechnung erstellen und die fehlende Position nachliefern, sofern ihn an der Verzögerung kein Verschulden trifft. Hier beginnt der Spielraum der gesetzlichen Ausnahme.
In solchen Konstellationen profitieren Vermieter insbesondere von einer strukturierten, digitalen Belegführung, wie sie die Immobilienbuchhaltung und unsere Hausverwalter-Alternative unterstützen.
5. Die gesetzliche Ausnahme: „Ohne Verschulden an der verspäteten Abrechnung gehindert“
§ 556 Absatz 3 BGB kennt eine wichtige Ausnahme: Der Vermieter verliert sein Nachforderungsrecht nicht, wenn er „ohne Verschulden an der rechtzeitigen Abrechnung gehindert“ war. Das ist jedoch eng auszulegen und muss im Zweifel vom Vermieter belegt werden.
5.1 Typische anerkannte Fälle
Anerkannte Beispiele aus der Praxis sind unter anderem:
- Versorger oder Dienstleister liefern Abrechnungen außergewöhnlich verspätet, obwohl der Vermieter sich rechtzeitig darum bemüht hat.
- Unvorhersehbare Ereignisse, die die Erstellung der Abrechnung unmöglich machen (z. B. schwerer Systemausfall, der nachweislich nicht vom Vermieter zu vertreten ist).
- Erst spät erkannte, nicht vom Vermieter verschuldete Fehler in Vorjahresabrechnungen, die aufgearbeitet werden müssen.
Selbst in diesen Fällen ist es wichtig, dass der Vermieter dokumentiert, dass er sich ernsthaft um eine rechtzeitige Abrechnung bemüht hat und die Verzögerung nicht auf seiner Organisation oder Nachlässigkeit beruht.
5.2 Nicht anerkannte Gründe
Regelmäßig nicht ausreichend sind dagegen:
- allgemeiner Zeitmangel oder Arbeitsüberlastung
- fehlende interne Organisation oder unübersichtliche Unterlagen
- Urlaubsabsenzen ohne Vertretungsregelung
- „Vergessen“ oder verspätete Bearbeitung ohne äußere Ursache
Gerichte setzen hier hohe Maßstäbe. Für Vermieter ist es daher sinnvoll, Fristen strukturiert zu überwachen und den Prozess der Nebenkostenabrechnung systematisch zu organisieren – etwa über eine digitale Immobilienbuchhaltung.
6. Auswirkungen auf laufende Mietverhältnisse
Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist, hat das mehrere Konsequenzen für das laufende Mietverhältnis:
- Der Vermieter kann aus der verspäteten Abrechnung keine Nachforderungen mehr herleiten.
- Der Mieter kann Guthaben aus der Abrechnung weiterhin verlangen.
- Die vereinbarten Vorauszahlungen gelten grundsätzlich fort, sofern keine Anpassung erfolgt.
Interessant ist insbesondere die Frage der Anpassung der Vorauszahlungen für die Zukunft. Auch wenn die Abrechnung verspätet war, kann eine Anpassung der Vorauszahlungen zulässig sein, wenn sie auf einer plausiblen Kostenentwicklung beruht. In der Praxis sollte dies transparent kommuniziert und begründet werden.
7. Auswirkungen bei Mieterwechsel und Beendigung des Mietverhältnisses
Bei Mieterwechseln und Mietvertragsbeendigungen ist die Einhaltung der Abrechnungsfrist ebenfalls entscheidend. Insbesondere wenn die Kaution noch nicht vollständig abgerechnet ist, spielt die Nebenkostenabrechnung eine Rolle.
- Wird die Abrechnung verspätet erteilt und ergibt sich eine Nachforderung, kann diese in der Regel nicht mehr nachträglich von der Kaution einbehalten werden.
- Ein Guthaben aus der Abrechnung ist hingegen auszukehren – unabhängig davon, ob das Mietverhältnis noch besteht oder bereits beendet ist.
Vermieter sollten daher gerade bei Mieterwechseln frühzeitig prüfen, ob die Abrechnung rechtzeitig erstellt werden kann. Ein klarer Abrechnungsprozess – wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nebenkostenabrechnung beschrieben – ist hier besonders wertvoll.
Bei einem anstehenden Auszug unterstützt Sie zusätzlich unser Mieterwechsel-Service mit klaren Prozessen rund um Übergabe, Abrechnung und Kaution.
8. Organisatorische Ursachen für Fristversäumnisse
Fristversäumnisse haben häufig weniger mit bösem Willen zu tun, sondern mit fehlenden Strukturen. Typische Ursachen:
- unterjährige Belege werden unsystematisch gesammelt (Ordner, E-Mail, Papierstapel)
- kein klar definierter Abrechnungsprozess je Objekt
- keine zentrale Übersicht über Abrechnungszeiträume und Fristen
- Abhängigkeit von papierbasierten Abläufen und manuellen Excellisten
- Belege liegen verteilt bei Verwalter, Eigentümer und Dienstleistern
Gerade bei mehreren Objekten oder Einheiten genügt eine einfache Ordnerstruktur oft nicht mehr. Digitale Prozesse in der Immobilienbuchhaltung können hier einen deutlichen Unterschied machen.
Wie Sie Belege, Zahlungsströme und Objektdaten zentral bündeln, zeigen wir im Rahmen unserer Leistungen Immobilienbuchhaltung und Objektverwaltung.
9. Wie digitale Immobilienbuchhaltung Fristversäumnisse verhindert
Digitale Immobilienbuchhaltung und kaufmännische Objektverwaltung – wie sie WohnMeta anbietet – adressieren genau diese Schwachstellen. Ziel ist es, Abrechnungen so zu strukturieren, dass Fristen nicht mehr „übersehen“ werden, sondern proaktiv gemanagt werden.
Zu den zentralen Hebeln gehören:
- Objektbezogene Belegführung: Alle Kosten werden laufend je Objekt und Kostenart digital erfasst.
- Klare Kostenstruktur: Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten bereits bei der Buchung, orientiert an Beiträgen wie Welche Nebenkosten sind umlagefähig? und Nicht umlagefähige Betriebskosten 2025.
- Fristenübersicht: Abrechnungszeiträume und Fristen je Objekt werden zentral verwaltet.
- Standardisierte Abrechnungslogik: Die Vorgehensweise orientiert sich an klaren Mustern, wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nebenkostenabrechnung beschrieben.
- Schnittstellen zur Objektverwaltung: In Kombination mit einer digitalen Hausverwalter-Alternative lassen sich kaufmännische Aufgaben bündeln.
Damit wird die Abrechnungsfrist von einem „Stichtag mit Risiko“ zu einem planbaren Prozess, der in die laufende Verwaltung integriert ist.
Eine Übersicht aller Module und Pakete finden Sie in den WohnMeta-Leistungen.
10. Handlungsempfehlungen: Was Vermieter konkret tun sollten
Aus der Kombination von Rechtslage und Praxis ergeben sich für Vermieter klare Handlungsempfehlungen:
- Fristenkalender einführen: Für jedes Objekt sollten Abrechnungszeitraum und Fristende dokumentiert werden.
- Laufende Belegpflege: Belege nicht „aufs Jahr sammeln“, sondern fortlaufend digital erfassen.
- Verträge prüfen: Hausmeister-, Reinigungs- und Dienstleistungsverträge auf Umlagefähigkeit und Struktur prüfen (siehe auch Hausmeisterkosten: Was Vermieter abrechnen dürfen).
- Standardprozesse definieren: Für jedes Jahr denselben Abrechnungslauf je Objekt etablieren.
- Digitale Unterstützung nutzen: Immobilienbuchhaltung und Nebenkostenabrechnung digital organisieren – etwa über unsere Immobilienbuchhaltung und den Nebenkostenabrechnungs-Service.
- Risikofälle identifizieren: Objekte mit engen Fristen oder unklaren Belegen frühzeitig priorisieren.
- Rechtsberatung einbinden: Bei strittigen Einzelfällen fachlichen Rat einholen.
Wer diese Punkte umsetzt, reduziert das Risiko von Fristversäumnissen deutlich und stärkt gleichzeitig die Professionalität der eigenen Verwaltung – auch ohne klassische Hausverwaltung.
FAQ – Häufige Fragen zur versäumten Abrechnungsfrist
Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?
Geht die Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten beim Mieter ein, verliert der Vermieter in der Regel sein Recht auf Nachforderung. Ein Guthaben des Mieters bleibt hingegen bestehen und ist weiterhin auszukehren.
Kann der Vermieter trotz Fristversäumnis noch eine Nachzahlung verlangen?
Nur in Ausnahmefällen. Der Vermieter muss nachweisen, dass er ohne eigenes Verschulden an der rechtzeitigen Abrechnung gehindert war, zum Beispiel durch stark verspätete Versorgerabrechnungen trotz rechtzeitiger Anforderung. Allgemeiner Zeitmangel oder fehlende Organisation reichen nicht aus.
Verfallen auch Guthaben des Mieters, wenn die Abrechnung verspätet ist?
Nein. Guthabenansprüche des Mieters bleiben bestehen. Die Frist schützt in erster Linie den Mieter vor nachträglichen Nachforderungen, nicht den Vermieter vor Rückzahlungen.
Ab wann beginnt die Abrechnungsfrist zu laufen?
Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Beispiel: Abrechnungszeitraum 01.01.2024 bis 31.12.2024 → Die Abrechnungsfrist endet am 31.12.2025.
Reicht es, wenn die Abrechnung am letzten Tag der Frist verschickt wird?
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter. In der Praxis wird häufig angenommen, dass ein Einwurf in den Briefkasten am letzten Tag der Frist ausreicht – im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang aber darlegen und ggf. beweisen können.
Wie kann ich verhindern, dass ich die Abrechnungsfrist versäume?
Eine saubere Kombination aus Fristenkalender, laufender Belegpflege und digitalen Prozessen ist der beste Schutz. Mit einer digitalen Immobilienbuchhaltung und einer strukturierten Nebenkostenabrechnung – wie sie WohnMeta anbietet – lassen sich Fristen frühzeitig erkennen und Abrechnungen standardisiert vorbereiten.
Nebenkostenabrechnung und Fristen professionell managen
Wer die Abrechnungsfrist versäumt, riskiert den Verlust von Nachforderungen – und damit bares Geld. Gleichzeitig sollen Abrechnungen transparent, nachvollziehbar und rechtssicher sein. WohnMeta unterstützt Vermieter und Eigentümer dabei, Nebenkosten und Fristen strukturiert zu organisieren und Abrechnungen digital aufzusetzen.
Auf Basis Ihrer Unterlagen übernehmen wir die kaufmännische Aufbereitung, die saubere Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten sowie die Erstellung verständlicher Nebenkostenabrechnungen – insbesondere für private Vermieter und Investoren mit kleinerem Bestand.
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