Nicht umlagefähige Betriebskosten im Überblick – rechtssichere Liste für 2025

1. Grundlagen: Was sind nicht umlagefähige Betriebskosten?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert, welche laufenden Kosten als Betriebskosten gelten und damit grundsätzlich umlagefähig sind. Alle sonstigen Aufwendungen, die nicht in dieses Raster fallen oder die Voraussetzungen nicht erfüllen, zählen zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten.

Drei Kriterien sind entscheidend:

• Laufend: Die Kosten müssen regelmäßig entstehen und nicht nur einmalig anfallen.
• Objektbezogen: Die Kosten müssen dem Betrieb des Gebäudes dienen.
• Im Interesse der Mieter: Die Mieter müssen einen erkennbaren Nutzen haben, etwa Sicherheit, Sauberkeit oder Funktionsfähigkeit der technischen Anlagen.

Sobald eines dieser Kriterien nicht erfüllt ist, liegt keine umlagefähige Betriebskostenart vor. Die betreffenden Kosten sind dann vollständig vom Eigentümer zu tragen und dürfen nicht über die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter verteilt werden.

2. Verwaltungskosten – immer Sache des Eigentümers

Verwaltungskosten gehören konsequent zu den nicht umlagefähigen Kosten. Sie fallen zwar im Zusammenhang mit der Immobilie an, betreffen jedoch die organisatorische, kaufmännische und rechtliche Betreuung des Objekts und nicht den laufenden Gebrauch durch die Mieter.

2.1 Typische Verwaltungskosten, die nicht umlagefähig sind

• Allgemeiner Verwaltungsaufwand (Organisation, Planung, Steuerung)
• Telefon- und Portokosten für die Kommunikation mit Mietern, Behörden und Dienstleistern
• Kontoführungsgebühren und Bankspesen
• Steuerberatungskosten und Gebühren für den Jahresabschluss
• Vergütung einer externen Haus- oder Objektverwaltung
• Softwarekosten für Buchhaltung, digitale Ablage und Verwaltungsprozesse
• Interner Zeitaufwand für Schriftverkehr und Dokumentation
• Mahnwesen, Zahlungsüberwachung und Inkasso

Diese Kosten sind reine Eigentümerkosten. Sie bilden den organisatorischen Rahmen der Immobilienbewirtschaftung ab und dürfen daher nicht Bestandteil der Nebenkostenabrechnung werden.

2.2 Typischer Fehler in der Praxis

In der Praxis sehen wir häufig, dass Verwaltungskosten in Sammelpositionen wie „Sonstige Kosten“ oder „Allgemeine Nebenkosten“ untergebracht werden. Ohne klare Trennung entsteht dabei das Risiko, dass Mieter Betriebskostenpositionen anfechten und Nachzahlungen zurückverlangen.

Eine präzise Kostenstruktur und digitale Zuordnungssysteme helfen, Verwaltungskosten von umlagefähigen Betriebskosten sauber zu trennen und dauerhaft rechtssichere Abrechnungen zu erstellen.

3. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind ein wesentlicher Teil der laufenden Bewirtschaftung, aber eindeutig nicht umlagefähig. Sie dienen dazu, den ordnungsgemäßen Zustand des Gebäudes zu erhalten oder nach einem Schaden wiederherzustellen.

3.1 Beispiele für nicht umlagefähige Instandhaltungskosten

• Reparaturen an Dach, Fassade, Fenstern und Türen
• Reparaturen an Heizungs-, Sanitär-, Elektro- und Aufzugsanlagen
• Beseitigung von Wasserschäden, Rohrbrüchen oder Undichtigkeiten
• Austausch defekter Pumpen, Motoren, Steuerungen und Regeltechnik
• Sanierungen nach Brand-, Sturm- oder Hagelschäden
• Material- und Arbeitskosten für die Wiederherstellung des Sollzustands

3.2 Modernisierung vs. Betriebskosten

Modernisierungen können grundsätzlich über Mieterhöhungen teilweise auf Mieter umgelegt werden, nicht jedoch über die laufende Betriebskostenabrechnung. Wird beispielsweise eine alte Heizungsanlage durch ein modernes, effizienteres System ersetzt, sind die Aufwendungen für die Anschaffung und Installation keine Betriebskosten. Umlagefähig sind lediglich die laufenden Kosten des neuen Systems, etwa Brennstoffverbrauch und Wartung, soweit sie betriebsbedingt sind.

3.3 Praxisbeispiel

Wird ein defekter Aufzugsmotor ausgetauscht, handelt es sich um eine Instandsetzung. Die Kosten sind nicht als Betriebskosten umlagefähig, auch wenn der Aufzug selbst in der BetrKV als umlagefähige Kostenart aufgeführt ist. Umlagefähig sind nur die laufenden Kosten wie Strom, Wartung und Überprüfung, nicht jedoch Reparaturen und Austausch.

4. Schadenereignisse und außergewöhnliche Kosten

Nicht jede Maßnahme, die im Gebäudekontext anfällt, gehört in die Betriebskostenabrechnung. Besonders deutlich wird dies bei Schäden und außergewöhnlichen Ereignissen, die einmalig auftreten.

4.1 Typische nicht umlagefähige Schadenkosten

• Aufräumarbeiten nach Einbruch, Vandalismus oder mutwilliger Beschädigung
• Wiederherstellung nach Brand, Überschwemmung oder Unwetter
• Sanierungsmaßnahmen nach Leitungswasserschäden
• Reinigung außergewöhnlich verunreinigter Bereiche nach Schadensfällen
• Kosten für Gutachter oder Sachverständige im Zusammenhang mit Schäden
• Schadenersatzleistungen, Hotelkosten oder Mietminderungen im Schadensfall

Diese Kosten sind weder laufend noch durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes bedingt. Sie gehören zur Risikosphäre des Eigentümers und werden in der Regel ganz oder teilweise über Versicherungen abgewickelt.

5. Hausmeisterkosten: Wo die Grenze verläuft

Hausmeisterkosten gehören zu den sensibelsten Bereichen der Betriebskostenabrechnung. Grundsätzlich können laufende, betriebsbezogene Leistungen umgelegt werden. Sobald jedoch Instandsetzungen, Verwaltungsaufgaben oder Sonderleistungen enthalten sind, liegt ein nicht umlagefähiger Anteil vor.

5.1 Nicht umlagefähige Hausmeisterleistungen

• Reparaturen an Gebäudeteilen und technischen Anlagen
• Instandsetzungen und Austausch von Bauteilen
• Verwaltungstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Abrechnungsunterstützung, Kontrolle von Dienstleistern)
• Überwachung des Winterdienstes ohne eigene Ausführung
• Begleitung von Modernisierungsmaßnahmen und Bauprojekten
• Sonderreinigungen nach Schäden oder Umbauten

5.2 Problem gemischter Verträge

In vielen Hausmeisterverträgen werden verschiedene Leistungen pauschal gebündelt. Fehlt eine transparente Aufteilung der Tätigkeiten, kann der umlagefähige Anteil nicht exakt ermittelt werden. In solchen Fällen droht, dass die gesamte Vergütung als nicht umlagefähig bewertet wird.

Eine klare, separierte Leistungsbeschreibung erleichtert die rechtssichere Zuordnung und ist ein wesentlicher Baustein professioneller kaufmännischer Objektverwaltung.

6. Versicherungen: Nicht jede Police ist umlagefähig

Versicherungskosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie unmittelbar den laufenden Betrieb des Gebäudes betreffen. Viele Versicherungsarten gehören deshalb eindeutig zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten.

6.1 Nicht umlagefähige Versicherungsarten

• Rechtsschutzversicherungen für Vermieter oder Eigentümer
• Mietausfall- und Mietnomadenversicherungen
• Versicherungen für den Hausverwalter oder das Verwaltungsunternehmen
• Reparaturkostenversicherungen für Hausgeräte oder Technik
• Cyber- und Elektronikversicherungen für Smart-Home-Systeme
• Lebensversicherungen oder private Policen der Eigentümer
• Betriebsunterbrechungsversicherungen, die nicht den Mietgebrauch betreffen

Umlagefähig sind demgegenüber insbesondere die Gebäudeversicherung, bestimmte Haftpflichtversicherungen und ggf. Elementarschadenversicherungen – jeweils nur, soweit sie sich auf das Objekt beziehen. Eine klare Analyse der Versicherungsunterlagen ist deshalb unverzichtbar.

7. Garten- und Außenanlagen: laufende Pflege vs. Neugestaltung

Bei Garten- und Außenanlagen ist die Abgrenzung zwischen laufender Pflege und nicht umlagefähigen Maßnahmen besonders wichtig. Umlagefähig ist die regelmäßige Instandhaltung der Nutzung, nicht aber bauliche oder gestalterische Eingriffe.

7.1 Nicht umlagefähige Kosten im Außenbereich

• Anschaffung neuer Pflanzen, Sträucher oder Bäume
• Neuanlage von Beeten, Wegen oder Rasenflächen
• Pflasterarbeiten, Terrassen- oder Zaunbau
• Garten- und Landschaftsbauprojekte mit einmaligem Charakter
• Baumfällungen ohne akute Gefahrenlage oder behördliche Auflagen
• Instandsetzungen an Wegen, Mauern oder Einfriedungen
• Anschaffung von Gartengeräten, Maschinen oder Bewässerungssystemen

Die laufende Pflege – etwa Rasenmähen, Hecken schneiden oder einfache Unterhaltsarbeiten – ist umlagefähig. Alles, was in Richtung Umgestaltung, Neubau oder einmaliger Sanierung geht, bleibt hingegen beim Eigentümer.

8. Abschreibungen, Zinsen und Kapitalkosten

Abschreibungen und Kapitalkosten bilden die finanzielle Grundlage der Immobilieninvestition, gehören aber eindeutig nicht zu den Betriebskosten. Sie spiegeln das unternehmerische Risiko und die Finanzierungsstruktur der Immobilie wider.

8.1 Nicht umlagefähige Kapitalkosten

• Abschreibungen (AfA) auf Gebäude oder Anlagen
• Darlehenszinsen und Tilgungsleistungen
• Finanzierungsnebenkosten und Bearbeitungsgebühren
• Refinanzierungsaufschläge und Zinsabsicherungen
• Kontoführungsgebühren im Zusammenhang mit Finanzierungskonten

Diese Positionen sind integraler Bestandteil der Investitionsrechnung des Eigentümers und haben keinen unmittelbaren Bezug zur fortlaufenden Nutzung des Gebäudes durch die Mieter.

9. Technische Anlagen: Reparaturen und Erneuerungen

Ob Heizung, Lüftung, Aufzug oder sonstige Technik – auch hier gilt: Laufende Nutzungskosten können umlagefähig sein, Reparaturen und Erneuerungen dagegen nicht.

9.1 Nicht umlagefähige Kosten bei technischen Anlagen

• Austausch defekter Pumpen, Ventile, Motoren oder Steuerungen
• Reparaturen an Heizkesseln, Wärmepumpen oder Regeltechnik
• Modernisierung von Heizungsanlagen oder Aufzugsanlagen
• Erweiterung oder Umbau technischer Systeme
• Erneuerung von Leitungen, Kabeln und Verteilerstrukturen
• Installationskosten für neue Anlagen oder Systeme

Umlagefähig bleiben lediglich die laufenden, betriebsbedingten Kosten wie Brennstoffe, Wartung (soweit laufend und nicht reparaturbedingt), Prüfungen und ggf. verbrauchsabhängige Abrechnungskosten.

10. Müll, Entsorgung und Sonderabfälle

Die regelmäßige Müllentsorgung gehört zu den klassischen Betriebskosten. Problematisch wird es bei Sonderfällen, die über das normale Entsorgungssystem hinausgehen.

10.1 Nicht umlagefähige Entsorgungskosten

• Sperrmüllentsorgung nach Mieterwechseln
• Entsorgung illegal abgeladenen Mülls auf dem Grundstück
• Containerstellungen und Räumungen im Zusammenhang mit Umbauten
• Entsorgung von Bauschutt oder Renovierungsabfällen
• Sonderabholungen, die nicht Teil der regulären kommunalen Entleerung sind

Diese Kosten sind regelmäßig einmalig oder durch besondere Umstände veranlasst und damit keine laufenden Betriebskosten. Sie verbleiben daher beim Eigentümer.

11. Winterdienst und Straßenreinigung

Winterdienst und Straßenreinigung sind klassische Beispiele für Kostenarten, bei denen die Details über die Umlagefähigkeit entscheiden. Viele Eigentümer mischen hier laufende Aufgaben mit Sonderleistungen.

Eine ausführliche Betrachtung zu diesem Themenbereich können Sie sich hier durchlesen:

Straßenreinigung und Winterdienst – umlagefähig oder nicht?

11.1 Nicht umlagefähige Positionen in diesem Bereich

• Überwachung des Winterdienstes ohne eigene Ausführung
• Bußgelder und Verwarnungen bei Pflichtverletzungen
• Sonderräumungen nach baulichen Maßnahmen oder außergewöhnlichen Ereignissen
• Beseitigung von Schäden, die durch Räumfahrzeuge entstanden sind
• Einmalige Maßnahmen, die nicht als laufender Winterdienst gelten

12. Kosten bei Mieterwechsel

Der Wechsel von Mietparteien bringt regelmäßig Kosten mit sich, die jedoch nicht in die Betriebskostenabrechnung gehören.

12.1 Nicht umlagefähige Kosten rund um den Mieterwechsel

• Renovierungen und Schönheitsreparaturen, soweit sie beim Eigentümer liegen
• Maler- und Bodenbelagsarbeiten vor Neuvermietung
• Endreinigung der Wohnung nach Auszug
• Austausch von Schlössern und Schlüsseln
• Entsorgung von zurückgelassenen Gegenständen
• Inseratskosten und Vermarktungsaufwand

Diese Aufwendungen sind Bestandteil der Vermietungsstrategie und nicht Teil der laufenden Nutzung durch die Mieter.

13. Abgrenzung zu umlagefähigen Betriebskosten

Die saubere Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten ist die Grundlage jeder rechtssicheren Nebenkostenabrechnung. Während die hier dargestellten Positionen beim Eigentümer verbleiben, gibt es eine Reihe von Kostenarten, die eindeutig umlagefähig sind – etwa Grundsteuer, Wasserversorgung, Heizung, Aufzug, Müll, Gebäudereinigung oder Gartenpflege, jeweils im Rahmen der BetrKV.

Eine strukturierte Übersicht zu umlagefähigen Nebenkosten können Sie sich hier ansehen:

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

14. Wie digitale Immobilienbuchhaltung Fehler vermeidet

Viele Fehler bei nicht umlagefähigen Betriebskosten entstehen nicht aus Absicht, sondern aus unklarer Belegstruktur, fehlender Trennung von Konten und unübersichtlichen Dienstleistungsverträgen. Hier setzen wir mit digitaler Immobilienbuchhaltung und kaufmännischer Objektverwaltung an.

14.1 Vorteile einer digitalen Struktur

• Klare Kontenlogik für umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten
• Digitale Belegverarbeitung mit eindeutiger Zuordnung je Kostenart
• Transparente Auswertungen für jede Immobilie und jede Einheit
• Weniger manuelle Fehler durch standardisierte Prozesse
• Bessere Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen durch Mieter

Statt jede Nebenkostenabrechnung mühsam neu aufbauen zu müssen, profitieren Eigentümer von einem laufend gepflegten, strukturierten Datenbestand. Das schafft Sicherheit, spart Zeit und reduziert Risiken deutlich.

15. WohnMeta als Alternative zur klassischen Hausverwaltung

Nicht jeder Eigentümer möchte eine klassische, vollumfängliche Hausverwaltung beauftragen. Gleichzeitig soll die Abrechnung professionell, digital und rechtssicher erfolgen. Genau hier setzen wir an.

Wir kombinieren digitale Immobilienbuchhaltung mit kaufmännischer Objektverwaltung und unterstützen Eigentümer dabei, Einnahmen, Ausgaben und Betriebskosten sauber zu strukturieren. Unser Fokus liegt auf nachvollziehbaren Prozessen, klarer Kostenlogik und transparenten Abrechnungen.

Mehr Informationen zu unserem Ansatz finden Sie hier:

WohnMeta – Alternative zur klassischen Hausverwaltung

16. Fazit: Nicht umlagefähige Betriebskosten im Griff behalten

Nicht umlagefähige Betriebskosten sind ein zentraler Baustein professioneller Nebenkostenabrechnungen. Wer als Eigentümer klar trennt, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen und welche nicht, reduziert Konflikte, schützt sich vor Rückforderungen und stärkt das Vertrauen in die Bewirtschaftung der Immobilie.

Die konsequente Trennung von Verwaltungskosten, Instandhaltung, Schadenereignissen, Kapitalkosten und Sonderleistungen von den laufenden Betriebskosten ist dafür unverzichtbar. Digitale Strukturen und eine klare kaufmännische Objektverwaltung sorgen dafür, dass diese Trennung nicht nur theoretisch vorhanden ist, sondern in der täglichen Praxis gelebt wird.

Wenn Sie Ihre Betriebskostenabrechnungen vereinfachen, Risiken reduzieren und die Wirtschaftlichkeit Ihrer Immobilie stärken möchten, unterstützt eine digitale, klar strukturierte Herangehensweise diesen Prozess nachhaltig.