Hausmeisterkosten gehören zu den zentralen Positionen in der Nebenkostenabrechnung – und sind gleichzeitig eine der größten Fehlerquellen. Viele Vermieter sind unsicher, welche Leistungen umlagefähig sind und wo die Grenze zur Instandhaltung oder Verwaltung verläuft. Dieser Beitrag zeigt klar und strukturiert, was Vermieter bei Hausmeisterkosten abrechnen dürfen, welche Anteile nicht umlagefähig sind und wie eine rechtssichere Darstellung in der Abrechnung gelingt.
Vertiefende Informationen zu weiteren Betriebskostenpositionen finden Sie im Beitrag Welche Nebenkosten sind umlagefähig? sowie in der Übersicht Nicht umlagefähige Betriebskosten 2025. Wenn Sie die komplette Abrechnung auslagern möchten, erläutert die Seite Nebenkostenabrechnung das Leistungsangebot von WohnMeta.
1. Einordnung: Hausmeisterkosten als Betriebskosten
Hausmeisterkosten zählen grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten, wenn sie laufend anfallen und der Bewirtschaftung des Objekts dienen. Voraussetzung ist, dass im Mietvertrag eine Betriebskostenvereinbarung enthalten ist – idealerweise mit Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) oder ausdrücklich unter Nennung der Hausmeisterkosten.
Problematisch wird es immer dann, wenn der Hausmeister neben den laufenden Aufgaben auch Reparaturen, Instandsetzungen oder Verwaltungstätigkeiten übernimmt. Diese Anteile sind nicht umlagefähig und müssen sauber vom umlagefähigen Teil getrennt werden.
2. Umlagefähige Hausmeisterleistungen
Umlagefähig sind alle Hausmeisterleistungen, die der laufenden Nutzung und Bewirtschaftung des Objekts dienen. Typische Beispiele aus der Praxis:
- regelmäßige Reinigung von Treppenhaus, Fluren, Keller und Gemeinschaftsräumen
- Pflege von Außenanlagen (Rasenmähen, Laub entfernen, Pflege von Beeten)
- Winterdienst (Schneeräumen, Streuen bei Glätte)
- Kontrollgänge im Gebäude, Meldung von Schäden, Überwachung der Haustechnik
- Wechsel von Leuchtmitteln in Allgemeinbereichen
- Öffnen und Schließen von Türen, Toren oder Müllanlagen
Diese Tätigkeiten können in die Nebenkostenabrechnung einfließen, sofern sie im Rahmen eines Hausmeister- oder Dienstleistungsvertrags klar beschrieben sind. Eine transparente Abrechnung erhöht die Akzeptanz bei den Mietern und reduziert Rückfragen.
3. Nicht umlagefähige Anteile der Hausmeisterkosten
Nicht umlagefähig sind Hausmeisterkosten, soweit sie Tätigkeiten betreffen, die der Instandhaltung, Instandsetzung oder Verwaltung zuzuordnen sind. Typische Beispiele:
- größere Reparaturen an Türen, Fenstern, Geländern oder Haustechnik
- Begleitung und Koordination von Handwerkern bei Instandsetzungsmaßnahmen
- Verwaltungstätigkeiten wie Schriftverkehr, Mietvertragsvorbereitung oder Buchhaltung
- Planung und Organisation von Sanierungen oder Modernisierungen
Diese Anteile sind vom Vermieter zu tragen und dürfen nicht als Betriebskosten auf die Mieter abgewälzt werden. In gemischten Verträgen müssen die nicht umlagefähigen Bestandteile herausgerechnet werden.
4. Praxisbeispiele: Was ist umlagefähig – was nicht?
Die folgende Übersicht zeigt typische Hausmeisterleistungen mit einer Einordnung zur Umlagefähigkeit und Hinweisen für die Zuordnung in der Buchhaltung:
| Leistung | Beispiel | Umlagefähig? | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Treppenhausreinigung | Wöchentliche Reinigung von Treppenhaus und Fluren | Ja | Klassische Betriebskostenposition, gut dokumentierbar über Vertrag oder Leistungsverzeichnis. |
| Pflege Außenanlagen | Rasenmähen, Hecken schneiden, Laub entfernen | Ja | Kann unter „Hausmeisterkosten“ oder „Gartenpflege“ geführt werden – wichtig ist die klare Zuordnung. |
| Winterdienst | Schneeräumung vor dem Haus, Streuen von Wegen | Ja | Pflichten aus der Verkehrssicherung beachten, Leistungsumfang im Vertrag festhalten. |
| Kontrolle Haustechnik | Sichtkontrolle Heizungsanlage, Aufzug, Beleuchtung | Ja, soweit es bei der laufenden Überwachung bleibt | Reparaturen oder Austausch von Bauteilen sind Instandhaltung und nicht umlagefähig. |
| Reparaturarbeiten | Austausch defekter Türschlösser, umfangreiche Instandsetzungen | Nein | Als Instandhaltungsaufwand gesondert buchen – kein Bestandteil der Hausmeisterkosten. |
| Verwaltung | Schriftverkehr mit Mietern, Abrechnungserstellung, Buchhaltung | Nein | Verwaltungskosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig und bleiben beim Eigentümer. |
Je genauer die Tätigkeiten beschrieben sind, desto einfacher ist die Aufteilung. In der digitalen Immobilienbuchhaltung von WohnMeta können solche Verträge strukturiert hinterlegt und die Kosten bereits bei der Buchung sauber getrennt werden.
5. Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung darstellen
In der Nebenkostenabrechnung sollten Hausmeisterkosten als eigene Betriebskostenposition transparent ausgewiesen werden. Ein professioneller Aufbau umfasst beispielsweise:
- Bezeichnung der Position (z. B. „Hausmeisterkosten“)
- Gesamtkosten im Abrechnungszeitraum
- verwendeter Umlageschlüssel (meist Wohnfläche)
- Gesamtverteilung auf alle Einheiten
- individueller Anteil des jeweiligen Mieters
Werden mehrere Leistungen (Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst) über einen Sammelvertrag abgerechnet, sollten die Anteile im Hintergrund nachvollziehbar aufgeteilt sein. Die Struktur aus dem Beitrag Welche Nebenkosten sind umlagefähig? kann als Orientierung für die Gliederung dienen.
6. Umlageschlüssel für Hausmeisterkosten
In der Praxis werden Hausmeisterkosten überwiegend nach Wohnfläche verteilt. Der Verteilerschlüssel lautet dann:
Anteil des Mieters = (Wohnfläche der Wohnung / Gesamtwohnfläche des Objekts) × Gesamtkosten Hausmeister
In Ausnahmefällen kann auch eine Verteilung nach Einheiten infrage kommen, etwa bei sehr einheitlichen Wohnungsgrößen. Wichtig ist, dass der Umlageschlüssel entweder im Mietvertrag vereinbart wurde oder sich an einer anerkannten, sachgerechten Praxis orientiert.
7. Typische Fehler bei Hausmeisterkosten
Aus der Praxis lassen sich einige wiederkehrende Fehler ableiten, die Vermieter vermeiden sollten:
- Mischung von laufenden Hausmeisterleistungen mit Instandhaltungsaufwand ohne Aufteilung
- Ansatz von Verwaltungsaufgaben als Hausmeisterkosten
- fehlende oder unklare Beschreibung der Leistungen im Vertrag
- kein nachvollziehbarer Umlageschlüssel in der Abrechnung
- fehlende Belege oder nicht dokumentierte Stundensätze
Wer Hausmeisterkosten von Beginn an sauber strukturiert, reduziert Rückfragen, Einwendungen und den eigenen Verwaltungsaufwand. Digitale Prozesse unterstützen dabei, die Kosten je Objekt und Kostenart sauber zu führen und ohne Medienbrüche in die Nebenkostenabrechnung zu überführen.
8. Hausmeisterkosten in der digitalen Immobilienbuchhaltung
Gerade bei mehreren Objekten oder gemischten Dienstleistungsverträgen lohnt sich eine digitale Immobilienbuchhaltung. Sie ermöglicht unter anderem:
- klare Zuordnung der Hausmeisterkosten je Objekt und Kostenart
- Dokumentation von Verträgen, Stundennachweisen und Rechnungen
- strukturierte Übergabe in die Nebenkostenabrechnung
- Auswertungen für Eigentümer und Investoren
WohnMeta kombiniert digitale Immobilienbuchhaltung mit einer kaufmännischen Objektverwaltung. Damit erhalten Eigentümer eine Alternative zur klassischen Hausverwaltung und können gleichzeitig professionelle Strukturen für ihre Abrechnungen nutzen. Mehr dazu finden Sie auf der Seite Hausverwalter-Alternative.
FAQ – Häufige Fragen zu Hausmeisterkosten
Sind Hausmeisterkosten immer umlagefähig?
Hausmeisterkosten sind grundsätzlich umlagefähig, soweit sie laufende Bewirtschaftungsleistungen wie Reinigung, Pflege oder Überwachung des Objekts betreffen und im Mietvertrag eine Betriebskostenvereinbarung besteht. Anteile für Instandhaltung oder Verwaltung sind dagegen nicht umlagefähig.
Welche Hausmeisterleistungen dürfen Vermieter nicht abrechnen?
Nicht umlagefähig sind insbesondere Reparaturen, Instandsetzungen, Verwaltungsaufgaben und Tätigkeiten, die der Organisation von Sanierungsmaßnahmen dienen. Diese Kosten sind vom Eigentümer zu tragen und dürfen nicht als Hausmeisterkosten in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.
Wie gehe ich mit Hausmeisterverträgen um, die beides enthalten?
Enthält ein Vertrag sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Leistungen, sollten die Kosten transparent aufgeteilt werden – idealerweise bereits im Vertrag oder über eine interne Kalkulation. Nur der Anteil für umlagefähige Leistungen darf auf die Mieter umgelegt werden.
Welcher Umlageschlüssel ist für Hausmeisterkosten üblich?
In der Praxis ist die Verteilung nach Wohnfläche die gängigste Variante. Der Schlüssel sollte im Mietvertrag vereinbart sein oder sich an einer sachgerechten, nachvollziehbaren Praxis orientieren. Eine Verteilung nach Einheiten ist nur in begründeten Ausnahmefällen sinnvoll.
Müssen Hausmeisterkosten im Mietvertrag ausdrücklich genannt werden?
Ein Verweis auf Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung reicht in der Regel aus. Eine explizite Nennung der Hausmeisterkosten schafft jedoch zusätzliche Klarheit und reduziert das Risiko von Einwendungen.
Wann lohnt sich externe Unterstützung bei Hausmeister- und Nebenkosten?
Externe Unterstützung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn mehrere Einheiten oder Objekte verwaltet werden, gemischte Dienstleistungsverträge vorliegen oder die Nebenkostenabrechnungen regelmäßig Zeitdruck und Unsicherheit verursachen. Eine digitale, kaufmännische Objektverwaltung wie bei WohnMeta kann den gesamten Prozess deutlich vereinfachen.
Hausmeisterkosten und Nebenkosten professionell strukturieren
Wer Hausmeisterkosten rechtssicher abrechnen möchte, benötigt saubere Prozesse in der Buchhaltung und klare Strukturen in der Nebenkostenabrechnung. WohnMeta unterstützt Vermieter und Eigentümer dabei, Betriebskosten transparent zu erfassen, umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile zu trennen und digitale Abläufe aufzubauen.
Auf Wunsch übernehmen wir die komplette Aufbereitung der Belege, die Strukturierung der Kostenarten und die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen – besonders für private Vermieter und Investoren mit kleinerem Portfolio.
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